Praca grupowa jest niezbędna w przedsiębiorstwach zwłaszcza przy realizacji wszelkiego rodzaju projektów . Dla niektórych „praca grupowa” oznacza możliwość wspólnego planowania zadań za pomocą poczty elektronicznej i kalendarza, ale dopiero używając zaawansowanych programów komputerowych menedżerowie mogą skuteczniej zaplanować pracę, sprawniej delegować zadania a w konsekwencji wykonać założenia projektu na czas . Wybierając aplikację do pracy grupowej należy przeanalizować swoje potrzeby i upewnić się, czy narzędzie zawiera moduły , które umożliwią ich zaspokojenie.

Koordynujący pracę przydziela każdemu, kto partycypuje w pracy grupowej login i hasło dające dostęp do aplikacji i jej modułów, nadaje ściśle określone uprawnienia i przydziela zadania do wykonania . Dzięki narzędziom służącym pracy grupowej możliwa jest także komunikacja internetowa pomiędzy osobami biorącymi udział w projekcie poprzez fora dyskusyjne, czaty oraz system komentarzy. Koordynujący pracę grupową ma natomiast możliwość uzyskiwania zestawień określających poziom zaawansowania prac, czas pozostający do wykonania projektu i ocenę aktywności poszczególnych pracowników . Możliwa jest także archiwizacja danych i ich dalsza analiza.